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- 71%
- menos tiempo de transcripción
- 10 h
- liberadas cada semana
- 80%
- menos incidencias de envío
El reto
El equipo de administración recibía entre 60 y 90 pedidos diarios por correo electrónico, cada cliente con su propio formato: PDF, hoja de cálculo adjunta o el texto escrito directamente en el cuerpo del mensaje. Una persona dedicaba prácticamente toda su jornada a transcribir esos pedidos al ERP. Los errores de transcripción generaban entre cuatro y seis incidencias de envío por semana, y en periodo de vacaciones el retraso acumulado llegaba a los dos días.
Qué hicimos
- 1Medimos durante dos semanas el tiempo real por pedido y la tasa de error de partida.
- 2Clasificamos los formatos entrantes: tres cubrían el 80% del volumen.
- 3Piloto de cinco semanas con extracción automática a un formato estructurado, solo para esos tres formatos.
- 4La salida no entra directa al ERP: el equipo valida en una pantalla de revisión y confirma.
- 5Formación de las tres personas del área y ajuste de los casos que fallaban.
El resultado
El tiempo dedicado a transcripción bajó de 14 a 4 horas semanales, y esas horas se reasignaron a seguimiento comercial de clientes inactivos, que antes no se hacía. Las incidencias de envío por error de transcripción cayeron a menos de una por semana. El formato menos frecuente sigue tratándose a mano de forma deliberada: automatizarlo no compensaba.
Caso y cifras de ejemplo pendientes de sustituir por un proyecto real.