Soluciones
Las facturas de tus proveedores se leen solas, se comprueban contra el pedido y llegan a tu programa de contabilidad. Lo dudoso lo revisa una persona. Medimos las horas y los errores que se dejan de perder. Desde Castellón, para empresas de toda España.
¿Te suena?
Llegan por correo, en PDF o en papel, y alguien las abre, las lee y copia sus datos en el programa. Cuesta horas, se equivoca y se atasca justo a final de mes.
Proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total, tecleados uno a uno en el programa de contabilidad.
Un importe mal copiado o una factura repetida aparecen al cuadrar las cuentas, semanas después.
Entre el correo, las carpetas y el papel, alguna se queda sin registrar o sin pagar a tiempo.
Todo se acumula en los últimos días, y la persona que sabe hacerlo no puede faltar.
Qué cambia
Por separado y contra el punto de partida, como en cualquier proyecto de Libertity.
Los datos de cada factura se leen y se registran solos, y tu equipo solo revisa las que el sistema marca como dudosas.
Cada factura se comprueba contra el proveedor, el pedido y las ya registradas antes de entrar en el programa.
Se sabe qué facturas han llegado, cuáles están registradas y cuáles esperan revisión, sin tener que preguntar.
El mismo equipo asume más facturas sin que crezca la administración, y el ahorro se calcula contra el punto de partida.
Cómo lo hacemos
No vendemos un programa suelto para leer facturas. Primero medimos cuántas llegan, por dónde, cuánto se tarda en registrarlas y cuántas hay que corregir. Con eso, el diagnóstico dice si compensa automatizarlo y hasta dónde.
Un sistema de inteligencia artificial lee cada factura, sea un PDF, una foto o un papel escaneado, y extrae sus datos. Unas reglas fijas los comprueban: que el proveedor exista, que el importe cuadre con el pedido y que la factura no esté repetida. Lo que no cuadra pasa a una persona.
Los datos llegan al programa de contabilidad o de gestión que ya usáis, siempre que se deje conectar. Antes de conectar nada, clasificamos la información y decidimos qué puede procesar un sistema de inteligencia artificial. Usamos solo los datos imprescindibles.
Se prueba antes de ponerlo en marcha y se vigila durante el periodo de estabilización, normalmente de 60 días. Al terminar, comparamos el resultado con el punto de partida y te entregamos el informe de impacto.
Preguntas frecuentes
Cuando el tiempo de registro, las correcciones y las comprobaciones justifican la inversión. No hay un número mínimo que sirva para todas las empresas: medimos cuántas facturas llegan, cuánto trabajo exige cada una y qué parte necesitará revisión humana. Si no compensa, el diagnóstico debe decirlo.
Sí, siempre que se puedan leer: trabaja con PDF, fotos y papel escaneado. Las que no se leen con seguridad se marcan para que las revise una persona.
Para eso están las comprobaciones: cada factura se contrasta con el proveedor, el pedido y las ya registradas. Lo que no cuadra no se registra solo, sino que pasa a una persona.
No necesariamente. Primero se intenta conectar el que ya usáis. Si no se deja conectar o se queda corto, el diagnóstico lo dirá y propondrá una alternativa, sin comisiones de ningún proveedor.
La automatización prepara y comprueba datos para reducir el trabajo repetitivo. Las dudas sobre una factura, su aprobación y las decisiones contables siguen en manos de las personas responsables. Antes de construir se acuerda qué puede registrarse automáticamente y qué exige revisión.
Depende de los formatos de factura, los controles necesarios y las posibilidades de conexión con tu programa. La primera reunión es gratuita; el diagnóstico se contrata con precio cerrado. Antes de contratarlo te damos un rango orientativo y, al terminarlo, la propuesta de implantación fija el precio y aclara los costes recurrentes.
Antes de conectar nada, clasificamos la información y decidimos dónde se guarda y quién puede verla. Usamos solo los datos imprescindibles y, mientras construimos, trabajamos con datos de prueba o anonimizados siempre que se puede.
Casos de éxito
Los clientes aparecen por sector y tamaño en lugar de por nombre. Todas las cifras están medidas con datos de antes y después, y cuando en alguna influyen factores ajenos a nuestro trabajo, lo decimos.
Imagen ilustrativaReunimos en un único sitio toda la información del negocio. Con el cuadro completo delante, la dirección pasó a decidir con criterio en lugar de por intuición. En el primer año, la facturación creció un 20 %.
Dato de la empresa: en él influyen factores ajenos a nuestro trabajo.
Imagen ilustrativaImplantamos una plataforma que controla y analiza toda la operación de forma ordenada. En los dos años siguientes, la empresa duplicó su tamaño.
Dato de la empresa: en él influyen factores ajenos a nuestro trabajo.
Imagen ilustrativaAutomatizamos trabajo administrativo con software de gestión a medida. En los primeros seis meses, el tiempo dedicado a ese trabajo bajó un 35 %, incluida la revisión humana, y el 20 % del equipo del área pasó a otra sección de la empresa.
Ver el casoBlog
Lo que hemos escrito sobre esto, con fuentes y sin humo.
Automatizar las facturas de proveedores no es comprar un lector de facturas. Es ordenar un proceso de cinco fases, de la recepción al archivo, y decidir cuáles hace un sistema y cuáles una persona. Con la factura electrónica obligatoria a la vista, además, lo que se ordene hoy es justo lo que pedirá la ley.
Facturar no es cobrar. Una empresa puede saber cuánto le deben y no saber cuándo llegará ese dinero. Conectar facturas y banco, descubrir qué frena cada cobro y prever la tesorería cambia esa respuesta, y la factura electrónica obligatoria aportará más información.
Para valorar una automatización hay que separar el diagnóstico, la implantación y el funcionamiento diario. Explicamos qué determina la inversión, qué debe incluir una propuesta y cómo comparar el coste completo con el trabajo que se deja de hacer a mano.
Siguiente paso
La primera reunión es gratuita: nos cuentas cómo trabajáis y vemos si hay una mejora que merezca la pena.
Nos ponemos en contacto contigo en menos de una hora laborable.
